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Glasfasern aus der Optoelektronik in der Fakultät für Elektrotechnik, Informatik und Mathematik, Foto: Universität Paderborn

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Glasfasern aus der Optoelektronik in der Fakultät für Elektrotechnik, Informatik und Mathematik, Foto: Universität Paderborn

Informationen der Universität

Alle Informationen bzgl. des Coronavirus finden Sie auf folgender Seite der Universität.

Informationen der Fakultät

Post

Ihre Post bleibt nicht liegen, Sie erhalten sie auf einem "digitalen Dienstweg" schneller und komfortabler als zuvor.
Die Einrichtungen außerhalb der Fakultäten (HNI, PC2 etc.) werden über die jeweiligen Lehrstühle bedient, das heißt: Z.B. HNI-Professuren, die nicht der Fakultät EIM angehören, müssen sich an ihre eigene Fakultät wenden.

Urlaubsstornierungen

Im Falle von Urlaubsstornierungen hat die Hochschulleitung am Mittwoch entschieden, dass bereits genehmigter Urlaub bis zum 20.04.2020 nicht mehr storniert werden darf. Wenn Sie Ihren Urlaub vor dem 18.03.2020 storniert haben, kann die Stornierung noch berücksichtig werden und Sie dürfen heute arbeiten. Bitte wenden Sie sich hierzu an Frau Rebbe, sie ist für das nichtwissenschaftliche Personal zuständig und kann Ihnen mehr sagen.

Antrag auf Kostenerstattung bei Dienstreise

Antragsformulare für Reisekostenabrechnungen werden mit „elektronischen“ Unterschriften angenommen. 
Entweder die o.g. Anträge werden mit den Originalrechnungsbelegen und der Originaldienstreisegenehmigung vom Homeoffice aus mit der Post an die Reisekostenstelle geschickt, oder der   Originalrechnungsbelege sind grundsätzlich nachzuweisen. In der derzeitigen Situation würde die Reisekostenstelle jetzt darauf verzichten. Sie müssten dann aber von Antragstellenden verwahrt werden und auf Anforderung zu einem späteren Zeitpunkt nachgereicht werden.

Grundsätzlich gilt:

Dienstreisen sind untersagt, somit werden auch für den Zeitraum ab Mitte März keine Reisekostenanträge gestellt.
Die Verjährungsfrist beträgt 6 Monate bei den Reisekostenerstattungen. Sollte diese Frist „knapp“ werden oder Reisekostenanträge aus sonstigen Gründen jetzt gestellt werden wollen, die o.g. Unterlagen bitte einfach mit der mit der normalen Post zusenden. Die Bearbeitung erfolgt von hier aus umgehend.
Die Festsetzung der Reisekosten mit der entsprechenden Anordnung wird dann per Mail an die Antragstellenden geschickt.

Dringende Beschaffungen über 1000 Euro netto
  1. Das Verfahren sollte nur bei wirklich dringenden Beschaffungen angewendet werden. Bitte wägen Sie gut ab was auch später beschafft werden kann.
  2. Es muss ein Beschaffungsantrag in der Verwaltung eingehen. Sofern Sie keinen MACH-Zugang von daheim haben, können Sie das herkömmliche Formular auf den Seiten der Beschaffung oder der ZV der UPB herunterladen, ausfüllen und uns per E-Mail schicken. Es ist hier intern wichtig, dass Mittel gebunden werden. Gerade wenn Sie Kosten zunächst selbst verauslagen, macht es später ein Erstatten leichter, wenn die Mittel bereits vorgebunden sind für diesen bestimmten Zweck. 
  3. Sie können sich Dinge natürlich an Ihre Heimatadresse liefern lassen bzw. wenn die Beschaffungsstelle den Auftrag versendet, veranlassen Sie das (bitte auf dem Beschaffungsantrag vermerken). 
  4. Der Beschaffungsgegenstand, den Sie für die Arbeit daheim beschaffen, muss natürlich nachvollziehbar dienstlich begründbar sein. Wichtig dabei: Die Rechnungsadresse ist die offizielle Adresse der UPB.
  5. Bitte achten Sie in der derzeitigen Situation bei Direktkäufen verstärkt auf die Verlässlichkeit und Leistungsfähigkeit der Lieferanten.
  6. Sofern Sie dann im einzelnen konkret Fragen zu Beschaffungen haben, senden Sie Ihr Anliegen bitte an beschaffung(at)zv.upb(dot)de und es wird Ihnen in jedem Fall geholfen.
Verfahrenshinweis für Betreuer von Abschlussarbeiten (Anmeldeverfahren KANN Option)

Das Anmeldeverfahren für Bachelor- und Masterarbeiten KANN ab sofort nach diesem Verfahren erfolgen:

Bitte senden Sie an die Email Adresse des Prüfungsausschussvorsitzenden: 

  1. (wie bisher) die Zusammenfassung des Themas sowie
  2. (neu!) das Datum, an dem die Bearbeitung des Themas beginnen soll.

Es ist insbesondere nicht mehr erforderlich, dass Ihnen der Kandidat das entsprechende Zulassungsformular zur Unterschrift vorlegt.

Für die Informatik gilt unabhängig davon folgendes Verfahren:
Die Anmeldung von Abschlussarbeiten in der Informatik erfolgt mit dem üblichen Formular. Sie können das Formular manuell unterschreiben und anschließend einscannen oder digital signieren. Anschließend schicken Sie das Formular per E-Mail an den Erstgutachter; falls Sie es aus irgendwelchen Gründen nicht unterschreiben konnten, schreiben Sie bitte in die Mail, dass Sie die Anmeldung hiermit vornehmen möchten und erklären Sie eindeutig, dass Sie die Hinweise auf dem Laufzettel zur Kenntnis genommen haben. In derselben Mail schicken Sie bitte das Proposal und den Arbeitsplan an den Erstgutachter. Der Erstgutachter übernimmt dann alle weiteren Schritte und sendet alle notwendigen Informationen an das Zentrale Prüfungssekretariat.

Gremiensitzungen

Für Gremiensitzungen wir ein Leitfaden erarbeitet, der noch viele andere Aspekte beleuchten wird. Dieser Prozess ist noch nicht abgeschlossen. Hier zunächst ein paar aktuelle Hinweise aus dem Personaldezernat:

1. Für die Sitzung an sich
Das Abhalten einer Fakultätsratssitzung per Videokonferenz ist zurzeit nur in Ausnahmefällen und in unaufschiebbaren Fällen zulässig, wenn kein Mitglied des Fakultätsrates widerspricht. Dies ist vor einer Sitzung durch die Sitzungsleitung festzuhalten. Unaufschiebbar ist eine Sitzung, wenn ein Schaden für die Fakultät nach vernünftiger Einschätzung als unmittelbar bevorstehende Folge angesehen werden muss, wenn nicht mit einer regulären Sitzung -derzeit noch im Präsensformat – gewartet werden kann.

Für ein reguläres Verfahren, Sitzung per Videokonferenz, ist in der nächsten Senatssitzung (geplant für den 22.4.) eine Rechtsgrundlage zu schaffen.

Vorsicht beim Datenschutz:  Beachten Sie bitte auch, welches Tool Sie für die Videokonferenz wählen, da datenschutzrechtliche Belange hier eine Rolle spielen (https://hilfe.uni-paderborn.de/Hinweise_zum_Arbeiten_außerhalb_der_Uni). Eine Videokonferenz per Skype, FACEtime, MS Teams und ZOOM (lizenz frei) ist nicht für den Austausch sensibler Daten geeignet.

 

2. Für die Abstimmung/Beschlussfassung

  1. Gegenstand: keine Personalangelegenheit.
    Offene Abstimmungen im Rahmen der Videokonferenz sind möglich.
  2. Gegenstand: Personalangelegenheit
    Hier ist eine geheime Abstimmung erforderlich, d.h. es darf nicht nachvollzogen werden können, wer und wie sie*er abgestimmt hat.
    Hier ist ein Abstimmungstool zu verwenden, das dieser Maßgabe und dem Datenschutz gerecht wird. Dies ist mit der CIO abzustimmen und durch die Sitzungsleitung zu dokumentieren.

 

3. Wenn in einem Berufungsverfahren über einen Listenplatz abgestimmt werden muss, muss sichergestellt werden, dass alle Professor*innen der Mitglieder der Gruppe der Hochschullehrer*innen teilnahmeberechtigt sind. Daneben muss die Nichtöffentlichkeit der Sitzung und die geheime Abstimmung sichergestellt werden. Bei der geheimen Abstimmung muss sichergestellt werden, dass KEINE Person nachvollziehen kann, wer wie gewählt hat. Dies kann grundsätzlich nur durch Abstimmungstools sichergestellt werden.


4. Der Datenschutz spricht gegen eine Aufzeichnung der Videokonferenz. Die Erleichterung zur Protokollerstellung ist k e i n Grund für einen „gelockerten“ Datenschutz. Die Protokollerstellung in anderen Sitzungen erfolgt auch nicht unter Zuhilfenahme einer Aufzeichnung der Sitzung.


5. Ein praktizierbares Umlaufverfahren kann nach folgendem Muster vorgenommen werden:
Die / der Vorsitzende des Gremiums sendet den stimmberechtigten Mitgliedern eine Entscheidungsvorlage zu, die die üblichen Angaben über den zu entscheidenden Sachverhalt sowie Markierungen für die jeweils bestehenden Abstimmungsoptionen enthält. Das kann per E-Mail erfolgen. Die zur Stimmabgabe berechtigten Mitglieder des Gremiums senden die Entscheidungsvorlage mit der Markierung ihres Votums in einem neutralen, nicht beschrifteten und verschlossenen Umschlag zurück. Der Umschlag mit dem Votum wird in einem zweiten Umschlag versandt, der an die oder den Vorsitzenden des Gremiums adressiert und mit dem Namen der Absenderin oder des Absenders sowie einem Hinweis auf die schriftliche Entscheidung versehen ist. Für die Zeit vom Versand der Unterlagen bis zu ihrer Rücksendung ist eine angemessene Frist zu setzen, längstens jedoch zwei Wochen. Die / der Vorsitzende des Gremiums öffnet die eingegangenen Briefe bzw. Entscheidungsunterlagen in Anwesenheit mindestens einer weiteren Person und nimmt das Abstimmungsergebnis zu Protokoll.

Die Universität der Informationsgesellschaft